Office Support Team - OST

Das Office Support Team ist auf die Gebiete „Sekretariat“ und „Sachbearbeitung“ innerhalb der TU Dortmund spezialisiert und mit den verschiedenen Verwaltungsabläufen der Universität vertraut. Kommt es zu geplanten oder ungeplanten Ausfällen von Personal in Sekretariaten und in der Sachbearbeitung, können die Support –Mitarbeiter*innen gezielt unterstützen. Als Soforthilfe übernehmen sie in Teilzeit die dringendsten Aufgaben, die von den jeweiligen Bereichen nicht selbst abgefangen werden können.

Die jeweiligen Supporteinsätze erfolgen für die Dauer von maximal fünf Monaten mit jeweils maximal 50 Prozent der regulären wöchentlichen Arbeitszeit.

Der Office Support steht zur Verfügung, wenn beispielsweise beim Neuaufbau eines Bereiches Starthilfe benötigt wird, Arbeitsspitzen aufzufangen sind oder bedingt durch Elternzeit oder lange Erkrankungen Mitarbeiter*innen für längere Zeit nicht im Dienst sind. Mit diesem Unterstützungsangebot nimmt die TU Dortmund seit 2011 unter den Universitäten in NRW eine Vorreiterstellung ein.

Wir sind ein dynamisches, motiviertes Team, das sich gegenseitig unterstützt. Aufgrund der breiten beruflichen Erfahrungen sind wir in der Lage uns schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten.

Durch die wechselnden Supporteinsätze und regelmäßigen Weiterbildungen eignen wir uns fortwährend einen großen Erfahrungsschatz und viel Fachwissen an, von dem alle Bereiche profitieren. Wir kennen durch unsere Arbeit die verschiedenen Abläufe und Strukturen der TU Dortmund. Dadurch können wir effizient einbringen.

"Das gesamte Team unseres Lehrstuhls ist sehr dankbar für die hervorragende Unterstützung des Sekretariats- und Sachbearbeitungssupports. Dass ein unbesetztes Sekretariat große Herausforderungen für den Betrieb eines Lehrstuhls mit sich bringt, merkt man insbesondere in der Leitung sehr schnell. Genauso schnell kam jedoch glücklicherweise die sehr professionelle Hilfe durch den Support. So konnte nicht nur der geregelte Betrieb unseres Lehrstuhls sichergestellt werden, sondern es konnten darüber hinaus auch viele Abläufe nachhaltig verbessert werden.“

(Prof. Dr. Moritz Schulze Darup, Leiter des Lehrstuhls für Regelungstechnik und cyberphysische Systeme an der Fakultät Maschinenbau)

Aira Schöttelndreier leitet das Team des Office Supports. Sie und Mirjam Windmüller sind für die Koordination der Supporteinsätze verantwortlich und Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen für Fragen.

Sollten Sie Bedarf haben, zögern Sie nicht uns anzusprechen.